Jula är ett expansivt bolag med ambitiösa mål – bland annat att fördubbla omsättningen. Med omkring 10 nya butiker per år och ett distributionscenter som växer kraftigt ställs allt högre krav på en stabil och effektiv IT-miljö. Här spelar IT Operations en avgörande roll.
“Vi har stora utmaningar framför oss. För att lyckas med Julas tillväxtmål måste vi få ordning och reda på både vår IT-miljö och våra processer.”
Patrik Fredlund, Head of IT Operations på Jula.
Från utmaning till utveckling
När Patrik kom in i organisationen möttes han av en IT-verksamhet som vuxit snabbt, men var behov av tydligare struktur. Processer byggdes mycket på enskilda individers sätt att arbeta och kunskap satt i huvudet på medarbetare snarare än i dokumentation eller system.
– Allting var väldigt personberoende. När man passerar 20 personer i en organisation fungerar det inte längre. Vi behövde hitta en röd tråd, tydliga roller och en struktur som hela organisationen kunde arbeta efter, säger Patrik.
Behovet av extern kompetens
Förändringsresan visade sig svår att driva på egen hand. Både tid och erfarenhet saknades internt för att komma i mål. Patrik, som tidigare arbetat med Zitacs konsult Lena, såg därför värdet i att ta in extern hjälp.
– ”Problemet med att försöka göra det själv är att man inte vet exakt var slutmålet är. Vi behövde någon som kunde driva processen, stötta oss och samtidigt vara en del av teamet,” säger han.
En nära och personlig partner
Zitacs konsult Lena gick in i organisationen och blev snabbt en central del i arbetet. Hon stöttade både i det strategiska och operativa – från att facilitera processarbeten till att arbeta hands-on med ITSM-verktyg och dokumentation.
– ”Hon har inget problem att ta sig in i vilket sammanhang som helst – från att prata med ledningen till att sitta hela dagen med våra leverantörer. Den bredden är ovärderlig,” säger Patrik.
Ett viktigt bidrag var också Lenas förmåga att dokumentera processer på ett sätt som gör arbetet hållbart över tid.
Struktur för snabbare resultat
Förändringsarbetet tar tid, men Jula ser redan tydliga effekter.
-
Organisationen har fått en ökad förståelse för nyttan med processer.
-
Externa leverantörer möts nu av en mer strukturerad IT-organisation.
-
Butikspersonalen kan arbeta effektivare med hjälp av tydliga stödprocesser, exempelvis via handdatorer och kundterminaler.
“Den största överraskningen har varit hur svårt det är att skapa förändring. Men vi märker att fler och fler ser värdet av att arbeta processdrivet. Det är en kulturell resa som är igång.”
Fokus på data och effektivisering
Resan har bara börjat. Framöver ligger fokus på att få bättre kontroll på data och att knyta ihop processer för att skapa ytterligare effektiviseringar.
– Vi har alla förutsättningar för att lyckas. Det personliga samarbetet med Zitac har varit otroligt värdefullt, och det är något jag varmt skulle rekommendera även till andra företag i liknande situation, avslutar Patrik.
Fler kundcase
Nyfiken på hur vi kan hjälpa din organisation?
Skriv i dina uppgifter i formuläret eller hör av dig till Sofia.
