När Power Automate inte räcker – nästa steg i enterprise automation

Automation börjar ofta ganska enkelt. Ett team vill automatisera en uppgift som tidigare gjorts manuellt. Någon bygger ett första flöde, kanske kopplat till ett formulär eller en integration mellan två system. Resultatet är positivt – arbetet går snabbare och fler börjar se möjligheterna.

I många organisationer är det här också första gången man börjar använda verktyg som Microsoft Power Automate eller liknande workflow-plattformar.

Men när automationen växer uppstår ofta en ny situation.

Det är då många organisationer börjar ställa en ny fråga: hur bygger vi automation som fungerar även när processerna blir mer avancerade?

När automation växer organiskt

I de flesta organisationer växer automation fram stegvis. Ett team automatiserar en process. Ett annat team gör något liknande. Efter några år finns ofta ett stort antal automationer som löser viktiga uppgifter i verksamheten.

Det är sällan ett problem i början. Tvärtom är det ofta ett tecken på att organisationen använder automation på ett bra sätt.

Men när fler processer automatiseras börjar vissa frågor dyka upp:

• Hur håller vi koll på alla automationer?
• Hur säkerställer vi att samma affärsregler används överallt?
• Hur ändrar vi logik utan att behöva bygga om flera flöden?

När dessa frågor börjar bli vanliga är det ofta ett tecken på att organisationen behöver tänka mer strategiskt kring sin IT-automation.

Workflow automation räcker – tills processerna blir mer centrala

Workflow-verktyg är ofta väldigt bra på att automatisera enskilda processer. Till exempel:

Men när processerna börjar bli mer centrala för verksamheten förändras kraven. Då handlar automation inte bara om flödet – utan också om besluten i processen.

När besluten blir svårare än processen

En sak vi ofta ser i automationsprojekt är att själva processen sällan är det svåraste. Det svåra är besluten.

Vilka regler avgör nästa steg? Vilka undantag gäller? Hur förändras reglerna när verksamheten förändras?

När dessa beslut ligger utspridda i olika automationer blir processerna svårare att förändra över tid.

Det är också här många organisationer börjar titta närmare på lösningar som en Business Rules Engine, där affärslogik kan samlas och hanteras mer centralt.

Nästa steg: automation som orkestrerar system

När automationen blir mer verksamhetskritisk förändras också arkitekturen. Istället för att varje automation innehåller sin egen logik börjar organisationer bygga en mer central struktur där:

1. Integrationer kopplar samman system.
2. Workflows styr processen.
3. Regelmotorer hanterar beslutslogik.

Den här typen av arkitektur kallas ofta process orchestration.

Vi går djupare in på det i artikeln Integrationsplattform eller intelligent processmotor .

Därför börjar organisationer titta på andra automationsplattformar

När automationen når den här nivån börjar många organisationer utvärdera andra typer av automationsplattformar – inte nödvändigtvis för att ersätta sina befintliga verktyg, utan för att hantera mer komplexa processer.

Plattformar som Decisions är till exempel byggda för att hantera både workflow, regelmotorer och integrationer i samma plattform.

Det gör det möjligt att:

• centralisera affärsregler
• orkestrera flera system i samma process
• förändra logik utan att bygga om hela lösningen

Automation handlar i slutändan om förändringstakt

När automation börjar bli en central del av verksamheten förändras också vad som är viktigt. Det handlar inte längre bara om att automatisera en uppgift – utan om hur snabbt organisationen kan förändra sina processer när förutsättningarna ändras.

Det är ofta i det läget organisationer börjar tänka mer strategiskt kring sina automationsplattformar.

Vanliga frågor om Power Automate och enterprise automation

När räcker Power Automate?

Power Automate fungerar bra för enklare workflow, notifieringar och integrationer mellan system – särskilt i Microsoft-miljöer.

När behöver man mer avancerad automation?

När processer blir mer komplexa, involverar flera system och kräver mer avancerad beslutslogik behövs ofta en mer central automationsplattform.

Vad är skillnaden mellan workflow automation och process orchestration?

Workflow automation styr flödet i en process. Process orchestration koordinerar flera system, regler och processer i en mer avancerad automationsarkitektur.

Vill du ta nästa steg i automation?

Om ni upplever att era automationer börjar bli svåra att överblicka eller förändra kan nästa steg vara att se över arkitekturen bakom processerna.

Läs mer om Decisions Kontakta oss

Relaterade artiklar: Business Rules Engine – vad det är, Integrationsplattform eller intelligent processmotor, Maximera flexibiliteten med automationsplattformar.