ARTIKEL Digitalisering & Automation

Maximera flexibiliteten med automationsplattformar

Sommarvärme, semestertider och säsongsbetonade arbetsrytmer kan ofta innebära en ökad personalomsättning för många företag. Med semestervikarier, tillfällig personal och sjukskrivningar kan organisationer finna det utmanande att hålla verksamheten igång effektivt.

Verksamheter står idag ständigt inför utmaningen att hantera varierande arbetsbelastningar. Denna utmaning blir särskilt tydlig under högomsättningsperioder, såsom semestertider, när personalomsättningen kan vara särskilt hög. Dessa perioder, när rutinmässiga processer störs av avvikelser som tillfällig personal och ökade arbetskrav kan det snabbt leda till operationella flaskhalsar om de inte hanteras korrekt.

Under kritiska tider kan införandet av en effektiv automationsplattform vara en verklig spelväxlare. Istället för att luta sig tillbaka och låta perioder av osäkerhet förstöra arbetsflödet, kan verksamheter med rätt verktyg faktiskt stärka sin drift och säkerställa att de inte bara överlever, utan också trivs under dessa utmanande förhållanden.

Låt oss dyka djupare in i hur dessa plattformar fungerar och undersöka några av de mest framträdande fördelarna de erbjuder i denna kontext.

Vad är en automationsplattform?

Automationsplattformar är avancerade mjukvarulösningar som centraliserar och automatiserar arbetsflöden för att öka effektiviteten. Genom att samla arbetsprocesser inom ett enhetligt gränssnitt minskar dessa plattformar beroendet av många isolerade system. I stället för att navigera mellan olika program för olika uppgifter, tillåter automationsplattformar användare att hantera allt från ett enda ”tak”, vilket förenklar användarupplevelsen, minskar inlärningstid och eliminerar dubbelarbete. Dessutom kan de anpassas efter individuella företagsbehov vilket möjliggör både replikering och förbättring av nuvarande arbetsflöden.

Vi tar och djupdyker i några av de mest framträdande fördelarna och exemplifierar.

Centraliserad åtkomst

När företag använder ett stort antal tekniska lösningar kan det snabbt bli överväldigande att hantera dem alla separat. Speciellt för tillfällig personal eller sommararbetare. En centraliserad åtkomst innebär att alla dessa verktyg kan nås från ett enda ställe, vilket minskar både den kognitiva belastningen och risken för fel.

Tänk dig en HR-avdelning som tidigare behövde använda många olika system för exempelvis anställningsprocesser, löneinformation, tidsrapportering, affärsresor, rekrytering och växeln. Med en centraliserad åtkomst kan all denna data nås från en plattform.

Intuitivt gränssnitt

Nyanställda har inte alltid tid för långa och komplicerade utbildningar för nya system. Ett intuitivt gränssnitt minimerar inlärningskurvan, vilket gör det möjligt för användare att snabbt känna sig bekväma och produktiva. Ett lättanvänt gränssnitt tar bort den initiala rädslan och osäkerheten kring att använda ny teknik och ökar snabbt användarnas förtroende.

Rollbaserad åtkomst

Säkerhet och integritet bör vara topprioriteringar i alla organisationer. Med rollbaserad åtkomst kan organisationer skräddarsy varje individs interaktion med systemet. Detta garanterar att varje användare får tillgång till relevant information och verktyg baserat på deras specifika roll inom organisationen. Genom att säkerställa att varje användare har rätt nivå av åtkomst baserat på deras roll minskar man risk för fel och dataläckor.

På exempelvis ett sjukhus där journaler och annan data är extremt känslig är det viktigt att se över åtkomst till information. Genom rollbaserad åtkomst kan sjuksköterskor, läkare och administrativ personal ha olika behörigheter inom samma system, så att varje yrkesgrupp bara ser den information som är relevant för dem.

Sömlös Integration

Integrering av tekniska lösningar kan vara en stor utmaning. Med en automationsplattform som möjliggör sömlös integration kan data flöda fritt mellan olika system, vilket håller informationen konsekvent och uppdaterad. Detta eliminerar behovet av dubbelinmatning och minimerar chansen för inkonsekvens, vilket sparar både tid och resurser.

Föreställ dig en säljavdelning som har integrerat sitt CRM-system med sin faktureringsplattform. Genom att ha det integrerat minskar man dubbelinmatning och sparar massvis av manuellt arbete för både sälj och ekonomiavdelningen.

Automatisering av rutinuppgifter

Repetitiva uppgifter, även om de är små, kan ackumulera över tid och dränera resurser. Genom att automatisera dessa uppgifter kan företag befria upp sina anställdas tid och energi för mer kritiska och kreativa initiativ.

Ett bra exempel kan vara onboarding av ny personal. Genom att implementera en automationsplattform som är integrerad mot företagets andra system kan man effektivisera onboardingprocessen för den nyanställde. Så snart en ny anställning bekräftats, påbörjas en automatiserad process som sätter upp all nödvändig programvara, e-postkonton, beställning av dator och tillgång till interna system. När den nyanställda anländer för sin första arbetsdag är allt redan klart, vilket tillåter dem att fokusera på deras faktiska arbetsuppgifter och integration med teamet från dag ett.

Sökfunktionalitet

Med mängden digital information som växer varje dag är det avgörande att snabbt kunna hitta rätt information när det behövs. Att ha en automationsplattform som har förmågan att indexera och göra information sökbar blir extremt kraftfullt. En avancerad sökfunktion kan omvandla en potentiellt timslång jakt på information till en fråga om sekunder.

Tänk dig hur ofta vi använder Google för att söka offentlig information. Genom en kraftfull sökmotor internt kan du enkelt söka dig till rätt information inom organisationen. Detta kan spara otroligt mycket tid för exempelvis en sommarvikarie eller någon som är ny på jobbet.

Navigera genom förändring med hjälp av automationsplattformar

I en tid då snabba förändringar är normen och flexibilitet blir alltmer avgörande är automationsplattformar ett nyckelverktyg för företag att navigera genom utmaningar. Under perioder med hög omsättning, som semestertider eller stora organisationsförändringar kan de potentiella hinder som uppstår kännas överväldigande. Det är i dessa stunder som automationsplattformar kan göra en märkbar skillnad, genom att förenkla processer och minska manuellt arbete.

Investeringar i dessa plattformar är inte bara en investering i teknik, utan också i människorna inom organisationen. Med rätt verktyg till sitt förfogande kan anställda fokusera på mer värdeskapande uppgifter, driva innovation och främja företagets tillväxt. I längden kan detta leda till ökad produktivitet, högre tillfredsställelse bland medarbetarna och en konkurrensfördel på marknaden.

Intresserad av att utforska fördelarna med automationsplattformar för din verksamhet? Ta kontakt med Ebba, vår Key Account Manager inom Automation, för att lära dig mer och ta ditt företag till nästa nivå. → Kontakta Ebba

→ Upptäck mer inom Digitalisering och Automation

Ebba Isacsson
Key Account Manager Automation