Automatisera era affärsprocesser utan att bygga om allt

Många verksamheter kämpar fortfarande med processer som är onödigt krångliga, tar tid och är svåra att få överblick över. Det kan handla om allt från attestflöden och accesshantering till återkommande arbetsuppgifter som fortfarande sköts i Excel eller via mejl.

Här kan processautomation göra stor skillnad – inte minst med en plattform som Decisions.

Varför pratar alla om processautomation?

Det finns många verktyg för att digitalisera olika delar av en verksamhet. Men det betyder inte att helheten fungerar. Ofta är det just kopplingen mellan människor, system och regler som saknas. Resultatet blir att processerna haltar – trots att varje enskild del är ”digital”.

Automation handlar i grunden om att få arbetsflöden att flyta bättre. Att minska manuellt arbete, förbättra spårbarhet och frigöra tid för det som faktiskt är viktigt. Och när det görs på rätt sätt, märks det snabbt i hela organisationen.

Utmaningar – känner du igen dig?

Det finns några typiska hinder som gör det svårt att komma vidare med automatisering:

Många system, men ingen röd tråd → Information fastnar mellan verktyg, och det krävs manuella insatser för att hålla ihop processen.

Verksamheten är beroende av IT för minsta ändring → Det gör att förbättringar tar tid – eller inte blir av alls.

Enkla automatiseringsverktyg räcker inte till → När flöden blir mer komplexa, behövs något mer kraftfullt än t.ex. Power Automate.

Det är här Decisions kommer in.

Vad är Decisions?

Decisions är en plattform för att bygga, automatisera och förbättra affärsprocesser – utan att skriva kod. Med ett visuellt gränssnitt går det att skapa både enkla och avancerade arbetsflöden, koppla samman system, lägga till regler och formulär, och följa upp allt i realtid.

Det låter kanske tekniskt, men det är just det som är poängen – det är inte tekniskt för användaren. Det ska vara enkelt att skapa logik och struktur, utan att behöva vara utvecklare.

Exempel på vad ni kan automatisera med Decisions:

• Onboarding av nya medarbetare

• Attestflöden och beslutsvägar

• Återkommande kontroller och godkännanden

• Integrationer mellan ekonomisystem och interna stödsystem

• Processer kring regelefterlevnad och dokumentation

Så här kan det se ut i praktiken

Om vi tar ett typiskt process flöde i försäkringsbranschen som ett exempel - skadehantering. Det är en process som ofta involverar flera steg, olika roller och externa system – från att ärendet registreras till att det utreds, beslutas och betalas ut.

Vi ser att hos många företag kan processen för skadehantering fortfarande se ut såhär:

1. Kunden gör en skadeanmälan via ett formulär eller kontaktar kundservice

2. Informationen registreras manuellt i ett system

3. Handläggare gör manuella kontroller i andra system (försäkringsavtal, historik, externa register)

4. Ärendet skickas vidare för granskning eller beslut – ofta via mejl

5. Efter beslut registreras utbetalning i ett annat system

6. Dokumentation sparas i lokala mappar eller mejltrådar

Processen tar tid, det finns risk för manuella fel, och det var svårt att följa upp. Med Decisions kan denna process automatiseras och kopplats ihop i ett enda sammanhängande flöde:

1. Skadeanmälan registreras digitalt via ett anpassat formulär

2. Affärsregler kontrollerar automatiskt försäkringens giltighet och historik

3. Beslutslogik styr flödet – enkla ärenden hanteras automatiskt, mer komplexa går till manuell granskning

4. Handläggaren får en uppgift med samlad information

5. Utbetalning skickas automatiskt till ekonomisystemet när ärendet godkänts

6. Alla steg loggas för full spårbarhet

Effekten? Kortare handläggningstider, färre fel och bättre upplevelse för både kund och handläggare.

Kom igång utan att göra det stort

Det bästa med en plattform som Decisions är att ni inte behöver börja stort. Tvärtom – vi brukar rekommendera att ni börjar med en process som är:

→ Tydlig och återkommande

→ Gärna lite ”irriterande” idag

→ Och som flera personer är beroende av

Då blir nyttan tydlig och det blir lättare att bygga vidare.

Zitac som experter på Decisions 

1. Vi tar fram ett förslag tillsammans – baserat på era behov

2. Vi sätter upp ett första flöde som ni kan testa

3. Vi utvärderar, justerar och skalar vidare

Och ja, vi finns med hela vägen. Vår roll är att stötta er tills ni känner att ni har kontrollen själva.

Avslutande ord

Att modernisera sina affärsprocesser behöver inte vara komplicerat – men det kräver rätt verktyg. Med Decisions får ni ett ramverk för att skapa tydliga, automatiserade flöden som sparar tid, minskar fel och ger bättre kontroll. Ni slipper lappa ihop lösningar, och kan i stället bygga något som faktiskt håller över tid.

Och ni behöver inte göra det själva. Vi på Zitac har gjort resan med flera kunder – från första idé till fungerande process. Vi vet vad som fungerar, vad som är värt att börja med, och hur man undviker att fastna på vägen.

Vi bygger en POC för er kostnadsfritt

Vill du veta mer om hur Decisions kan användas i er verksamhet? Kontakta oss idag. Zitac är Global premier partner till Decisions sedan 2018. Kontakta oss på Zitac för en genomgång.