Migrering av ITSM-system utan att skapa kaos i organisationen

Att byta ITSM-plattform är sällan ett beslut man tar lättvindigt. Ofta finns det en lång historia bakom systemet man använder idag – investeringar, integrationer, processer och arbetssätt som vuxit fram under många år.

Samtidigt ser vi just nu en tydlig trend: fler organisationer börjar ifrågasätta om deras nuvarande ITSM-stöd verkligen ger rätt balans mellan flexibilitet, kostnad och verksamhetsnytta över tid. Men när tanken på ett byte väl dyker upp kommer nästan alltid samma fråga:

Vår erfarenhet är att migreringen i sig sällan är det största problemet. Det avgörande är hur väl organisationen förstår sina processer, sitt arbetssätt och sin målbild innan själva bytet sker. Och det är där ett Business IT-perspektiv blir centralt.

Börja inte med systemet – börja med verksamheten

Det vanligaste misstaget vi ser är att organisationer börjar i teknikänden: plattform, datamigrering och integrationer. Det är naturliga frågor – men de kommer ofta lite för tidigt.

Istället behöver man först förstå hur IT faktiskt stödjer verksamheten idag. Var skapar processerna friktion? Vilka flöden fungerar bra – och vilka lever mest på “så här har vi alltid gjort”?

Det är i grunden vad vi menar med Business IT: att koppla ihop IT-stöd och affärens behov så att IT inte bara levererar ärenden – utan bidrar till effektivare processer och tydligare ansvar.

ITIL ger stabilitet – men ska inte bli ett hinder

Många organisationer arbetar redan, mer eller mindre formellt, utifrån ITIL eller liknande ramverk. Det är ofta en styrka vid ett systembyte eftersom roller, ansvar och målbild för processerna blir tydligare.

Men vi ser också att processer över tid kan bli onödigt komplexa – särskilt om de formas efter ett specifikt verktyg. Ett systembyte är därför ett bra tillfälle att förenkla där det blivit krångligt och modernisera arbetssätt där verksamheten sprungit vidare. ITIL ska skapa struktur och tydlighet – inte bromsa utvecklingen.

Migrera rätt data – inte all data

En klassiker är antagandet att all historik måste flyttas. I praktiken behövs sällan allt. Många organisationer får bättre resultat genom att flytta aktiv och relevant data, arkivera historik separat och säkra spårbarhet där det behövs.

Integrationerna avgör ofta hur smidig migreringen blir

ITSM lever sällan isolerat. Identitetshantering, asset/CMDB, övervakning, HR och affärssystem påverkar både hur IT arbetar och hur verksamheten upplever servicen.

Här hjälper Business IT-tänket igen: planera integrationer utifrån processerna, inte bara systemen. När informationsflöden är tydliga blir migreringen stabilare och mer framtidssäker.

Adoption är minst lika viktigt som teknik

Ett nytt system skapar inget värde om det inte används rätt. Servicedesk behöver känna trygghet i arbetssätten, självservice måste vara enkel, och kommunikationen internt behöver vara tydlig.

Ett systembyte är ofta en möjlighet – inte bara ett projekt

Många upptäcker att ett ITSM-byte också är ett bra tillfälle att förenkla processer, förtydliga ansvar och stärka kopplingen mellan IT och affären. När det görs medvetet blir bytet ofta mer av en förbättringsresa än ett rent teknikskifte.

Zitacs perspektiv

I de ITSM-förflyttningar vi är involverade i ser vi ett tydligt mönster: de mest framgångsrika migreringarna börjar inte med verktyget – utan med förståelsen för hur IT ska stödja verksamheten framåt.

• Ha koll på processerna och våga förenkla
• Använd ITIL som ramverk – men håll det pragmatiskt
• Planera integrationer tidigt
• Lägg lika stor vikt vid adoption som teknik

När de bitarna finns på plats blir systembytet ofta betydligt mindre dramatiskt än man först trodde – och det är också då värdet uppstår.

Vill du få kontroll på processerna inför ett ITSM-byte?

Om ni vill ta ett första steg utan att göra ett stort projekt kan vi börja i processerna: målbild, ITIL-pragmatik, integrationer och vad som faktiskt behöver migreras.

Läs mer om Business IT Kontakta oss