Din Bil lanserar Self Service portal

Din Bil är ett helägt dotterbolag till VW Sverige AB. De är återförsäljare och serviceorganisation till alla Volkswagenkoncernens varumärken som Skoda, Seat, Volkswagen, Porsche och Audi. Din Bil har idag verksamhet på 37 platser, 1900 medarbetare och säljer nästan 66.000 bilar per år. Din Bils IT avdelning arbetar ständigt med att underlätta för sina användare att hantera ärenden i ServiceDesk och så långt det går automatisera hanteringen av beställningar av IT utrustning.

Din_Bil_nyhet

Utmaning

Alla ärenden hanterades manuellt, användarna ringde eller mailade till Servicedesken för att få hjälp under Servicedeskens öppettider. Det blev många "chase calls" för att få reda på hur ärendet utvecklas. Totalt sett en omfattande, tidskrävande och felbenägen hantering av beställningar av IT och telefoniutrustning. Kostsamt för företaget och frustrerande för användare och ServiceDesk personalen.

 

Lösning

Zitac har utvecklats Din Bils Self Service Portal där användare direkt kan lägga upp ärenden i ServiceDesk och se status på sina ärenden. Systemet känner av vilken inloggad användare det är och vilken dator de sitter vid så den informationen behöver inte användaren fylla i. Det räcker med en titel på ärendet, en beskrivning och hur akut det är. Det är allt - sedan finns ärendet i ServiceDesk med all information som ServiceDesk personalen behöver.

I samma Self Service portal kan användaren även beställa en ny dator, kringutrustning, telefon och abonnemangstjänster. Din Bil har standardiserat på en enkel produktkatalog som gör det översiktligt för användaren och underlättar inköp och underhåll av utrustning. Återigen så förifyller systemet information om användaren och minimerar mängden information som måste fyllas i, och det blir rätt varje gång. Systemet kollar även upp vem som är användarens chef som skall attestera och när beställningen är klar får chefen ett mail med en "ja" och en "nej" länk samt möjlighet att lägga till ev motivering.

Svarar inte chefen inom 24 timmar får hen en påminnelse och 24 timmar senare eskaleras mailet till nästa ansvarige chef, samtidigt som beställaren ser en uppdaterad status i sin ServiceDesk portal. När chefen har godkänt, registreras ett ärende till inköp som beställer från leverantör. Något som även det kan automatiseras i ett senare skede.

 

Kontentan

Användaren kan registrera ärenden och beställningar dygnet runt. Det är enkelt för användare att registrera ärenden, beställa utrustning och följa händelser. Informationen blir korrekt och användaren får snabbare sin dator med rätt tillbehör, samtidigt som Servicedesken avlastas.

Lösningen har varit i drift sedan sommaren 2016 och får mycket goda omdömen från användarna, framförallt för sin enkelhet. Detta är bara första steget och lösningen skall byggas ut med fler funktioner och automatiseringar framgent för att underlätta, för alla.

Intressant för dig - kontakta oss gärna på Zitac!