Stadshotellet_KarlstadeKarlstads Kommun effektiviserar genom automation och Self-service!

En kommun som Karlstad är en stor organisation med ca 7 500 anställda som servas av IT avdelningens ca 60 anställda. IT avdelningen hanterar kommunens ca 15 000 klienter av olika typ, datorer, mobiler, plattor, servrar etc vilka i sin tur används av användare med varierande IT mognad.

Utmaningar

Karlstad Kommun IT´s utmaning var att de hade en ineffektiv och manuell hantering av beställningar av tjänster, hårdvara och supportärenden. När en användare beställde dator, skärm, mus dockningsstation genererade varje enskild hårdvara en beställning med tillhörande ärende i ServiceDesk, och naturligtvis genererades lika många uppföljningssamtal eller mail eftersom beställaren inte kunde följa leveransen.

Det fanns heller inget enkelt och samordnat sätt att få ut statistik eller rapporter från systemen på genomfört/beställt arbete och således var det en stor utmaning att planera framtida arbete på ett bra sätt.

Det fanns även ett behov av att effektivisera och förenkla processer för Incident, Change och Problem Management inom hela IT-livscykel processen. De befintliga processerna var gamla och omvärlden hade förändrats vilket resulterade i ineffektivitet och parallella processer.

Lösning

Tillsammans med Karlstads IT avdelning implementerade vi på Zitac en ny Self-Service portal med produkten Ivanti Service Desk. Lösningen har ett enkelt och snyggt webgränssnitt som användarna snabbt känner igen sig i. Samtidigt lanserade Karlstad ett nytt tankesätt där man beställer en ”tjänst” istället för att beställa en ”dator”, och produkterna paketeras ihop per  beställning. Vi byggde integrationer mot befintlig hårdvaruleverantör för helt automatiserad beställning, vilket sparar mycket tid för IT avdelningen och ger användarna möjlighet att följa var deras beställning befinner sig. Vi har även integrerat Ivanti Service Desk mot Karlstads Kommuns ekonomisystem och skapat automation genom hela inköps och beställningsprocessen.

Just nu pågår driftsättning av ITIL baserade processer för Incident, Change och Problem Management för att förenkla och uppdatera existerande processer.

Kundvärde

  • Ökad produktivitet för användarna med en lättanvänd Self-Service portal.
  • Ökat effektivitet med förenklade beställningar av tjänster, licenser och artiklar.
  • Bättre leveranskvalitet av både produkter och tjänster genom integrationer och automation mellan flera olika system och externa leverantörer.
  • IT avdelningen har enats kring ITIL baserade, effektiva processer som ger ett tydligt ansvarsägande hos samtliga team samt en bra samarbetsplattform.

Sammanfattningsvis ett projekt tillsammans med Zitac som skapat värde genom ökad kvalitet, automation och integration.

Intressant för dig? – kontakta oss gärna på Zitac!

ivanti sqladda ned (1)